档案管理制度.docx

档案管理制度 1、 目的 1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。 1.2 本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。 2、 职责划分 2. 1机要室负责对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、 影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。 2. 2档案的分类 2. 2.1 一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。 2. 2 集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档 ， 主办部门留存 备份，方便日常使用。 2. 3 档案管理程序 2.3.1 人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理 2.3.2 一级档案管理程序及说明（如图示）： 3、 工作流程 3. 1档案立卷、归档 3.1.1 机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件 双方用印完毕应及时交存。 3. 1.2 立卷归档的时间 3. 1.2. 1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件应及时交存机要室，由机要室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。 3. 1.2.2 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。 3 1.2.3 在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。 3.1.2.4 各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。 3.1.3 立卷归档的要求 3.1.3.1 归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。 3.1.3.2 案卷要求 3.1.2. 2. 1 归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。 3.1.2. 2.2 归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式 两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。 3.1.2. 2.3 卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，