2.4 公司文件档案管理制度.docx

2.4 公司文件档案管理制度 一、目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。 二、范围 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。 三、内容 （一）公司下列主要安全生产和职业卫生资料应进行档案管理：主要安全生产和职业卫生文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业健康检查与监护记录；安全生产和职业卫生会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。 （二）公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。 （三）归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。 （四）归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。 （五）归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。 （六）归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 （七）归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。 （八）归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 （九）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 （十）外文（或少数民族文字）材料若有 汉译文 的应与 汉译文 一并归档，无译文的要译出标题后归档。 （十一）为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 （十二）归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表） （十三）归档时间： 1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发 簿 一同移交档案室归档。 2、凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。 3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。 5、每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。 6、电子文件逻辑归档实时